O tema de hoje será os três erros mais comuns causados pela ausência de controle das informações na operação de cobrança, ou seja, quando a cobrança é feita por planilhas.
Talvez o erro mais comum seja a cobrança indevida. Isso ocorre porque a planilha utilizada está desatualizada. O cliente efetuou o pagamento por meio de outro canal ou pagou via cobrança, mas esqueceram de registrar o acordo na planilha. Esse erro é perigoso, porque cobrança indevida pode gerar processos, além de desgastar o relacionamento com o cliente.
Outra situação que ocorre bastante é cobrar os mesmos clientes repetidamente e deixar de cobrar outros clientes. Isso acontece porque os colaboradores deixam de fazer anotações na planilha e sempre começam de cima para baixo, cobrando as mesmas pessoas que estão no topo múltiplas vezes. Por conta da falta de foco ou sobrecarga da equipe, os clientes que estão nas últimas linhas da planilha nunca são acionados.
O último erro que eu gostaria de citar são os erros humanos envolvendo valores. E aqui são vários, desde o cadastro incorreto do valor devido, falhas nos cálculos de juros, multa e correção monetária, além da geração de boletos com valores errados. Esses erros são causados por falta de atenção e podem causar sérios problemas, principalmente quando o cliente paga e depois descobre que o valor foi indevido, causando stress e retrabalho no financeiro.
Sou fundador de uma empresa que desenvolve sistemas para gestão de cobranças e grande parte dos meus leads não possuem um sistema específico para cobranças. Eles normalmente usam Excel. Atendemos empresas de vários portes, desde pequenas assessorias de cobrança até empresas de alcance nacional. Porém, em todas elas, vejo departamentos de cobrança que operam 100% no Excel. Logo, situações assim são reportadas rotineiramente em reuniões.
E na sua empresa, o departamento de cobranças tem ferramentas e gestão específicas ou erros e retrabalhos são frequentes?
